W mowie potocznej często używamy słów siedziba i adres spółki jako synonimów określających jej główne miejsce prowadzenia działalności. Wbrew pozorom ich prawdziwe znaczenie jest jednak inne. Siedziba a adres spółki – co je różni?
Siedziba spółki
Siedziba spółki lub innej osoby prawnej to miejscowość (miasto, wieś) w której siedzibę ma organ jej organ zarządzający, chyba że co innego wynikałoby z umowy spółki lub przepisów ustawy. Siedzibą może być miasto lub wieś. Jest ona określana w umowie spółki.
Taka interpretacja wynika wprost z art. 41 Kodeksu cywilnego, który stanowi:
Art. 41. Jeżeli ustawa lub oparty na niej statut nie stanowi inaczej, siedzibą
osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający.
Siedziba jest często podawana wraz z nazwą spółki w oficjalnych dokumentach, np. PRZYKŁADOWA sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.
Adres spółki
Adres spółki lub innej osoby prawnej to z kolei doprecyzowanie siedziby, określenie konkretnego miejsca, w którym zazwyczaj urzęduje organ zarządzający i jest przechowywana dokumentacja. Adres może zawierać numer budynku, ulicę, kod pocztowy i nazwę miejscowości.
Rozwijając podany wyżej przykład o adres spółki uzyskalibyśmy: PRZYKŁADOWA sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-234), ul. Spółkowa 1.
Adres spółki jest co do zasady ustalany przez zarząd i nie jest określany w umowie. Ma on wpływ na właściwość sądów i urzędów, w szczególności urzędu skarbowego, oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wydziału Krajowego Rejestru Sądowego.
Siedziba a adres spółki – warto pamiętać o różnicach
Siedziba i adres spółki są często uważane za synonimy, słowa o tym samym znaczeniu, których można używać zamiennie. Nie jest to jednak prawda. Szczególnie w oficjalnych dokumentach i umowach warto zwracać uwagę na użycie poprawnego określenia, ponieważ pomylenie siedziby z adresem może mieć negatywne konsekwencje.
Zmiana siedziby spółki a zmiana jej adresu
Ponieważ siedziba spółki jest określana w umowie, zmiana siedziby oznacza konieczność zmiany umowy spółki, której dokonuje się poprzez notariusza lub system teleinformatyczny S24. Inaczej jest natomiast z adresem – ten jest ustalany przez zarząd na drodze odpowiedniej uchwały i może być wielokrotnie zmieniany bez konieczności zwoływania zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy czy tym bardziej zmiany umowy spółki lub jej statutu.
Obie zmiany trzeba jednak zgłaszać do Krajowego Rejestru Sądowego, w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych oraz w urzędzie skarbowym. O zmianach warto również poinformować banki i kontrahentów.
Czy jednoosobowa działalność gospodarcza ma siedzibę?
Ze względu na notoryczne mylenie adresu z siedzibą często można spotkać się z określeniem siedziba jednoosobowej działalności gospodarczej, np. AUTOSERWIS Jan Kowalski z siedzibą w Krakowie.
Jednoosobowa działalność gospodarcza nie jest osobą prawną i nie działa poprzez organy (np. zarząd), a więc nie może mieć siedziby w rozumieniu miejscowości siedziby organu zarządzającego wynikającemu z przepisów Kodeksu cywilnego.
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej mamy do czynienia z:
- adresem do korespondencji – miejsce (numer budynku, ulica, kod pocztowy, miejscowość), w którym przedsiębiorca odbiera przychodzącą korespondencję dotyczącą działalności gospodarczej.
- adresem stałego miejsca wykonywania działalności – miejsce (numer budynku, ulica, kod pocztowy, miejscowość), w którym przedsiębiorca prowadzi działalność w sposób ciągły. Niektórzy przedsiębiorcy, w szczególności ci wykonujący działalność z różnych miejsc (np. usługi u klienta), nie podają tego adresu.
Dlatego też chcąc podać nazwę i adres prowadzenia działalności jednoosobowej działalności gospodarczej powinniśmy użyć następującej formy: Jan Kowalski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą AUTOSERWIS Jan Kowalski, ul. Przedsiębiorcza 1, 01-234 Kraków.
Miejsce prowadzenia działalności spółki
Niektórzy Czytelnicy mogli jeszcze zetknąć się z trzecim określeniem – miejscem prowadzenia działalności spółki. Oznacza to miejsce, gdzie faktycznie wykonywana jest prowadzona przez spółkę działalność. Świadczy o tym ciągłość oraz stała dostępność personelu i zasobów technicznych w danym miejscu.
Adres miejsca prowadzenia działalności spółki różni się od jej oficjalnego adresu szczególnie często w przypadku firm zarejestrowanych w biurach wirtualnych, a także posiadania magazynów, hurtowni, hal produkcyjnych itp. Zarząd i część personelu biurowego może wówczas pracować w zupełnie innym miejscu niż to, w którym prowadzona jest działalność.
Na koniec warto nadmienić, że spółka może mieć więcej niż jeden adres miejsca prowadzenia działalności.
Spodobał Ci się ten artykuł? Uważasz go za przydatny? Postaw kawę dla naszej redakcji i wesprzyj dalszy rozwój serwisu!
